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Die Produktionsschritte
Die Produktion von Publikationen durchläuft unterschiedliche Stadien wie Themenfindung, Textredaktion, Bildredaktion, Grafik, Herstellung (Litho und Druck) und Vertrieb. Sie sind als eigenständige Aufgaben zu verstehen, die spezifisches Know-how verlangen. Doch Know-how allein genügt nicht: Wichtig ist auch, den Zeitaufwand für die einzelnen Produktionsschritte exakt zu planen. Dabei ist der Umfang und Zustand von Ursprungsmaterialien für Text und Grafik ein wichtiges Kriterium.
Hier ein klassischer Zeitplan für eine 16-seitige Kundenzeitschrift – sie lässt sich mit einem eingespielten Team in sechs Wochen produzieren:
Sechs Wochen vor Erscheinen
Erste Redaktionssitzung:
- Themen festlegen, Seitenplan,
- Rechercheplan für Texte und Abbildungen
- Anschließend: Erstellen von Redaktions- und Zeitplan, Seitenspiegel und Kostenübersicht
Freigabe durch das Unternehmen
Fünf Wochen vor Erscheinen
Bei einer neuen Kundenzeitschrift
- Vorstellung von Roh-Layout-Entwürfen
- Freigabe des Roh-Layouts
- Beginn der Text- und Bildrecherche
Vier Wochen vor Erscheinen
- Textredaktion
- Bildkonzept
Drei Wochen vor Erscheinen
- Textfreigabe durch das Unternehmen
Zwei Wochen vor Erscheinen
- Vorlage des Rein-Layouts mit abgestimmten Texten und Bildern
- Freigabe durch das Unternehm'en
- Reinzeichnung
Eine Woche vor Erscheinen
- Datenübermittlung
- Druckfilmbelichtung
- Druck
- Erscheinungstermin
- Auslieferung an den Kunden
- Abstimmung und Koordination
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Häufig sind mehrere Personen, Abteilungen und Dienstleister an der Produktion von Kundenzeitschriften und anderen Publikationen beteiligt. Optimale Abstimmung und Koordination sind deshalb wichtige Voraussetzungen, um Reibungsverluste zu vermeiden. Auf Seiten des Unternehmens ist für die Koordination in der Regel die Abteilung für Marketing oder Presse- und Öffentlichkeitsarbeit verantwortlich. Sie arbeitet im Idealfall mit nur einem externen Dienstleister und wird hier von einem Projektleiter betreut.
Er ist ständiger Ansprechpartner und stimmt die Arbeit von Textern, Grafikern, Fotografen, Belichtung und Druckerei optimal aufeinander ab. Mit anderen Worten: Er begleitet jeden einzelnen Produktionsschritt bis zur fertigen Publikation.
Offenheit, Transparenz und Informationsaustausch
Offenheit, Transparenz und kontinuierlicher Informationsaustausch sind wichtige Voraussetzungen für eine gute Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern. Regelmäßige Redaktionssitzungen mit allen Beteiligten sollten daher selbstverständlich sein. Sie dienen der Themenfindung und dem Zeitmanagement. Darüber hinaus sollten externe Dienstleister regelmäßig mit Informationen versorgt werden. Sie sollten in wichtige interne Verteiler aufgenommen werden, um Neuigkeiten aus dem Unternehmen, der Branche und dem Wettbewerb zu erfahren.
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